1 – Planavimo procesas

Veiksmų planų kūrimas yra planavimo proceso dalis.

Planuok-Daryk-Tikrink-Veik (angl. Plan-Do-Check-Act (PDCA)) yra kartotinis keturių etapų procesas nuolatiniam veiklos, produktų ir paslaugų tobulinimui bei problemų spendimui. Šio proceso metu sistemiškai tikrinami galimi sprendimo būdai, vertinami rezultatai bei įgyvendinami tie sprendimai, kurie pasirodė veiksmingi.

Keturi proceso etapai yra šie:

1. PLANUOK: nustatykite ir išanalizuokite problemą ar galimybę, suformuluokite hipotezes apie galimus sprendimo būdus bei nuspręskite, kuriuos iš jų tikrinti;
2. DARYK: tikrinkite galimus sprendimo būdus, geriau maža apimtimi, bet įvertinant galimus rezultatus;
3. TIKRINK: išnagrinėkite rezultatus, įvertinkite efektyvumą ir nuspręskite, ar hipotezė buvo patvirtinta, ar ne;
4. VEIK: jeigu sprendimo būdas buvo efektyvus, pritaikykite jį.

Nustatant ir analizuojant tam tikrą problemą ar situaciją, rekomenduojama SSGG analizė.

SSGG (stiprybių silpnybių, galimybių, grėsmių) analizė yra strateginio planavimo metodas, leidžiantis asmeniui ar organizacijai nustatyti savo stiprybes, silpnybes, galimybes bei grėsmes, susijusias verslo konkurencija ir projektiniu planavimu.

Šis metodas padeda patikslinti verslo įmonės ar projekto tikslus bei nustatyti vidinius ir išorinius veiksnius, kurie yra palankūs ar nepalankūs siekiant šių tikslų. SSGG analizės vykdytojai dažnai užduoda klausimus ir į juos atsako, norėdami surinkti reikšmingos informacijos apie kiekvieną analizuojamą aspektą, kad analizė taptų naudingu įrankiu, leidžiančiu įvertinti savo konkurencinį pranašumą.

Pagrindiniai šaltiniai:

https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_89.htm 

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_05.htm 

2 – Planavimo įrankiai

Visiems prieinamo turizmo paslaugų konsultantas turėtų naudoti kelių tipų planavimo įrankius.

Schemos, diagramos ir grafikai pagerina supratimą apie procesą, kadangi lengvai ir vaizdžiai iliustruoja, kokios yra proceso sudedamosios dalys bei kaip jos tarpusavyje susiję. Šie įrankiai naudingi tiek naujų procesų kūrimui, tiek esamų procesų tobulinimui. Abiem atvejais gaunamas spartus, vizualiai aiškus darbo vaizdas, o tai, savo ruožtu, skatina šia tema domėtis toliau.

Užduočių valdymo įrankiai, kuriuos naudoja tiek individualūs asmenys, tiek komandos ar organizacijos, padeda efektyviau vykdyti projektus, susisteminant tarpusavyje susijusias užduotis suteikiant joms prioritetus.

Yra daug užduočių valdymo įrankių formų, pavyzdžiui, skaičiuoklės ar internetinės projektų valdymo aplikacijos. Kiekviename lygmenyje užduočių valdymo įrankiai padeda:

• efektyviai dirbti ir išvengti išteklių eikvojimo;
• išlikti organizuotiems;
• užtikrinti, kad komandinis ir individualus darbas būtų atliekamas teisingai;
• nepradelsti terminų.

Užduočių valdymo įrankiai padeda organizuoti darbą, nustatyti prioritetus bei vizualizuoti darbo procesą. Analizuojant mokomasi, kaip užduotis atlikti efektyviai.

Organizavimas – pradiniame lygmenyje, užduočių valdymo įrankiai yra naudojami padėti individualiems asmenims, komandoms ar verslo įmonėms išlikti organizuotiems. Buvimas organizuotu apima užduočių prioritetų nustatymą, užduočių įvairiuose jų etapuose vykdymo eigos vizualizavimą bei analizės ar ataskaitos dėl ateities užduočių ir darbo srautų rengimą.

Prioritetų nustatymas – užduočių grafikas leidžia paskirstyti užduotis pagal prioritetus, taip užtikrinant, kad svarbiausios užduotys yra atliekamos pirmos. Kaip jau buvo minėta, užduočių valdymo įrankius yra lengva atnaujinti. Nustatydami prioritetines užduotis, galime susitelkti į tai, kaip atlikti darbą, užuot nekryptingai šokinėję nuo vienos užduoties prie kitos.

Vizualizavimas – vizualizavimas ne tik primins jums, ką reikia daryti, bet ir padės geriau suprasti projektą kaip visumą. Tai reiškia, kad užduočių valdymo įrankiai bus lengvai pasiekiami kiekvienam. Kai dalykas yra išdėstytas taip, kad jį lengva suprasti, tarpusavio sąsajos tampa aiškios, o bendradarbiavimas tampa natūralus.

Analizė – užduočių valdymo įrankiai padeda apdoroti ir susisteminti tam tikrus duomenis, kad galutiniai duomenų vartotojai galėtų lengvai suvokti, ką jie daro, ką jau padarė, ir kaip užduotis galima atlikti geriau. Užduočių valdymo įrankiai visada padeda atlikti tam tikros formos analizę – tiek pagal jūsų sukurtą formulę, tiek pagal tam tikrą metodą, įdiegtą į sistemą. Tai svarbiausia dalis, leidžianti patobulinti užduočių atlikimo metodus.

Bendradarbiavimo įrankiai padeda žmonėms bendradarbiauti. Bendradarbiavimo įrankių tikslas yra padėti dviejų ar daugiau asmenų grupei įgyvendinti bendrą tikslą ar uždavinį.

Bendradarbiavimo įrankiai gali būti ne technologinio pobūdžio, pavyzdžiui, popierius, rašomoji lenta, lipnūs lapeliai, pristatymų lentos, tai taip pat gali būti kompiuterinės programos ir aplikacijos.

Laiko valdymo įrankiai padės jums planuoti dienos valandas, t.y. planuoti, kiek laiko jūs praleisite atlikdami tam tikras užduotis – tiek profesines, tiek asmenines.

Efektyvus laiko planavimas leis jums susiplanuoti ir atlikti kasdienines užduotis taip, kad atliktumėte jas pagal nustatytus terminus. Tokiu būdu, užduotys nesikaups, ir jūs galėsite jas atlikti kruopščiau.

Yra nesuskaičiuojama daugybė laiko valdymo įrankių ir metodų, kurie padės jums suprasti jūsų darbo režimą ir sukurti metodikas, kaip optimizuoti kiekvieną dienos minutę. Laimei, šiandien į pagalbą įmanoma pasitelkti ir laiko planavimo kompiuterines technologijas.

Pagrindiniai šaltiniai:

https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_04.htm 

https://asq.org/quality-resources/new-management-planning-tools 

https://leankit.com/learn/project-management/task-management-tool/ 

https://www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm 

3 – Veiksmų planas

Veiksmų planas yra žingsnių, kurių reikia imtis, seka arba veikla, kuri turi būti gerai atlikta tam, kad strategija būtų sėkminga. Veiksmų planą sudaro trys pagrindiniai elementai:

• specifinės užduotys: kas ir kieno bus atlikta;
• laiko horizontas: kada tai bus atlikta;
• išteklių paskirstymas: kokie konkretūs fondai yra pasiekiami konkrečiai veiklai vykdyti. Veiksmų planas dar yra vadinamas veiksmų programa.

Norėdami parengti veiksmų planą, paprasčiausiai surašykite užduotis, kurias jums reikės atlikti savo tikslui pasiekti. Rašykite užduotis ta tvarka, kuria jas reikės atlikti.

Kad būtų lengviau, remkitės žemiau aprašytu trijų žingsnių procesu:

1 žingsnis: Nustatykite užduotis

Pradėkite apgalvodami užduotis, kurias jums reikės atlikti savo tikslui pasiekti. 

Naudinga šį procesą pradėti nuo pat pradžių. Kokia yra pati pirmoji užduotis, kurios reikės imtis? Kai ši užduotis bus atlikta, kas vyks toliau? Ar yra kokių nors žingsnių, kuriuos reikėtų laikyti prioritetiniais, norint nepradelsti terminų arba dėl to, kad reikiami žmonės vėliau gali būti nepasiekiami?

2 žingsnis: Analizuokite ir paskirstykite užduotis bei išteklius

Dabar, kai jau galite matyti visą projektą nuo pradžios iki galo, peržiūrėkite kiekvieną užduotį atidžiau. 

Ar yra žingsnių, kuriuos galima praleisti, bet vis tiek pasiekti tikslą? Kurias užduotis galėtumėte perleisti kitam savo komandos nariui ar laisvai samdomam asmeniui? Ar yra nustatyti terminai tam tikriems žingsniams atlikti? Kokius išteklius galima panaudoti? Ar reikia papildomų išteklių?

3 žingsnis: Dvigubas patikrinimas su schemomis

Naudokitės schemomis kaip pagalbinėmis priemonėmis, norėdami patikrinti, ar jūsų planas yra suprantamas. Schemos, šiuo atveju, reiškia:

• erdvę;
• pinigus;
• padėjėjus/žmones;
• įrangą;
• medžiagas;
• žinias;
• sistemas.

Projekto įgyvendinimui gali neprireikti apsvarstyti visų nurodytų elementų, tačiau nepamirškite pridėti laiko dimensijos, t.y. labai aiškiai apgalvoti, iki kada užduotys turi būti atliktos (terminai).

Taip pat reikėtų pridėti visų išteklių, kurių reikia kiekvienai užduočiai atlikti, sąrašą.

Kai pabaigsite savo planą, laikykitės jo atlikdami darbus ir atnaujinkite jį pridėdami papildomas užduotis, jeigu jų reikia.

Pagrindiniai šaltiniai:

http://www.businessdictionary.com/definition/action-plan.html